Reunión que pudo ser un correo se convierte en tres reuniones para redactar el correo

Una reunión convocada el lunes en las oficinas de una aseguradora en San Isidro, con el fin de informar el cambio de proveedor de agua de mesa, derivó en un ciclo de tres sesiones cuyo resultado final fue un correo de cuatro líneas.

Según el acta interna, la primera sesión, de 90 minutos y once asistentes, concluyó que “el tema sí ameritaba comunicarse por escrito”. La segunda fue convocada “para alinear expectativas sobre exactamente qué y cómo comunicar”. La tercera se dedicó a determinar si el mensaje debía enviarse con copia a Gerencia.

“Nadie quería asumir la redacción sin validación previa”, explicó Mónica Palacios Ugarte, jefa de Comunicación Interna. “Un correo mal escrito puede generar otra reunión”.

El área de Finanzas estimó el costo del mensaje en S/ 4,800 en horas hombre, cifra que fue presentada en una reunión convocada para evaluar la eficiencia de las reuniones.

El correo fue enviado el jueves a las 6:47 p.m. bajo el asunto “Cambio de proveedor de agua (FYI)”. Recibió tres respuestas: dos “recibido, gracias” y una de Gerencia, convocando a una reunión para evaluar por qué fue enviado fuera del horario laboral.